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Melhoria do Projeto

Melhoria do Projeto

Período: 
26/05/2015 (O dia inteiro) - 05/06/2015 (O dia inteiro)


 

Este documento pertence ao Rotaract Club Osório, e as informações nele contidas

são de caráter confidencial, não estando autorizada sua reprodução.

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Principais tópicos: Atividades e Cronograma

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ESCOPO

Este projeto visa estruturar uma festa a fantasia infantil, organizada pelo Rotaract Club Osório, a ser realizada no dia 17 de outubro de 2015, na cidade de Osório/RS. A festa é beneficente, todo o lucro será destinado a doações/projetos sociais. Espera-se um público de pelo menos 300 crianças.

APRESENTAÇÕES

Sobre o Rotary

O Rotary International é a associação de Rotary Clubs do mundo inteiro. O Rotary é uma organização de líderes de negócios e profissionais, unidos no mundo inteiro, que prestam serviços humanitários, fomentam um elevado padrão de ética em todas as profissões e ajudam a estabelecer a paz e a boa vontade no mundo. Rotarianos são associados dos respectivos Rotary Clubs, os quais, por sua vez, são membros do Rotary International.

Sobre o Rotaract

Rotaract é um dos programas criados pelo Rotary International, a mais antiga e centenária ONG do mundo, para as novas gerações com o objetivo de oferecer a jovens de ambos os sexos a oportunidade de ampliar e aprofundar os conhecimentos e a experiência que lhes será de utilidade em seu desenvolvimento pessoal e profissional, na perspectiva do atendimento realista e adequado às carências físicas e sociais de suas comunidades. Promovendo, ainda, melhores oportunidades de relacionamento entre os povos de todo o mundo, por intermédio da amizade, do exercício da cidadania e da prestação de serviços.

Sites sobre Rotary e Rotaract

Site do Rotary: http://www.rotary.org.br;

Site do Rotaract Club Osório: http://www.rotaractosorio.com.br;

Sobre o Rotaract em Osório

O Rotaract Club Osório, que foi fundado em 13/06/1993, segue os preceitos internacionais e investe seus esforços em projetos de prestação de serviço que visam servir a comunidade.

• Agasalho Em Cena – Visando o incentivo a cultura, o Rotaract Osório organiza a apresentação de peças teatrais em que o custo da entrada foi um alimento não-perecível ou um agasalho. Em 2007 as peças foram: Pluft, O Fantasminha e O Auto da Compadecida, encenadas pelo grupo de teatro da FACOS. O projeto foi um sucesso, arrecadando cerca de 800 itens entre alimentos e agasalhos, estes foram doados para moradores da comunidade da Barranceira (BR 101);

• Auxílio em eventos do município, como o Rodeio Internacional de Osório e a comemoração do Sesquicentenário;

• Doações para hospitais, escolas e famílias carentes;

• Festiva do Dia dos Pais e Dia das Mães – Almoço para a família rotária, com o objetivo de confraternizar e captar recursos para manutenção do clube;

• Participação em Campanhas Nacionais de Vacinação, como a Campanha Contra a Poliomielite;

• Plantio de 40 mudas de árvores e incentivo a preservação ambiental na Escola Prudente de Moraes, em comemoração aos 40 anos do Rotaract no mundo;

• Realização de ações natalinas, propiciando um natal mais alegre para diversas famílias;

• Realização de concurso cultural em escolas com tema de Páscoa.

Caracterização do Evento

Histórico

A Festa Capetinha é um evento realizado anualmente, que exige uma grande preparação e resulta, para os associados do clube, uma grande experiência em realização de eventos.

O evento é marcado pela animação, a decoração do salão e os brinquedos que fazem a festa para os pequenos.

O Rotaract Club Osório já realizou doações para escolas, hospital e famílias carentes com os lucros obtidos neste evento.

Objetivo do Evento

As ações do Rotaract Club Osório visam o desenvolvimento pessoal e profissional dos associados através da prestação de serviços voluntários que atendam as necessidades da comunidade. A Festa Capetinha visa à captação de recursos para serem usados em projetos que atendam as necessidades da comunidade ou revertidos em doações com o mesmo fim.

Tema

Tradicionalmente, a festa foi criada com o tema de Halloween. Outros temas já foram explorados. Na edição 2015 o tema de Halloween será mantido.

Público Alvo

O público alvo é especificamente as crianças com idade entre 06 e 12 anos, com poder aquisitivo para ingressos de até R$ 8,00, além de consumo dentro do evento.

Eventualmente, os pais das crianças participam do evento, não sendo cobrado ingresso dos mesmos.

PROGRAMAÇÃO DA FESTA - GERAL

Organização, decoração do salão

Durante a manhã e início da tarde o salão será preparado para a festa. A decoração será colocada, os brinquedos montados, sistema de luz e som instalado, etc.

Organização da fila e recepção dos pais e crianças.

Rotarianos estarão na recepção do evento, organizando a entrada das crianças e recebendo os pais.

Venda de guloseimas

O clube venderá balas, doces, pipoca, algodão-doce durante o evento. Dois carrinhos de picolés percorrerão o salão. Serão vendidos também pequenos brinquedos, como colares e pulseiras que brilham e piscam.

Brinquedos

• Cama-elástica

• Piscina de bolinhas

• Tobogã

• Acerte-o-alvo

Brincadeiras

Durante o evento, serão feitas brincadeiras para animar a festa. O ponto alto será o concurso de melhor fantasia, os vencedores ganham prêmios.

PLANO DE DIVULGAÇÃO

Divulgação

NECESSÁRIO REFAZER - A divulgação será feita através de panfletos, cartazes, jornais, rádio e internet. Panfletos deverão ser distribuídos em escolas (diretamente para as crianças), deixados em locais com grande movimentação, como lancherias, salões de beleza, etc; Cartazes deverão ser fixados em escolas, prefeitura, etc;

Nos jornais locais, deverá haver divulgação através notas sobre o evento. Serão concedidas entrevistas para as rádios locais. Usando a internet, será feita divulgação no blog do clube, em redes de relacionamento, como o Orkut, e através de mala-direta de e-mails.

Promoções

• Sorteio de ingressos de cortesia durante as entrevistas em rádios;

Eventos de Apoio/Divulgação

  • FASE 02 - Projeto com crianças - Agosto

    • Planejar e executar um projeto com crianças. Neste projeto, fazer a promoção da Festa Capetinha, distribuir ingressos cortesia, panfletear, etc;

  • FASE 03 - Desfile de Independência - Setembro

    • Elaborar um projeto de promoção da Festa Capetinha no desfile de independência. Locar brinquedos e recepcionar as crianças após o desfile, promovendo a festa e vendendo ingressos;


 

DIVULGAÇÃO

Panfletos

Os panfletos deverão ser distribuídos em locais públicos, em escolas e deixados em caixas de correspondência.

Cartazes

Os cartazes deverão ser afixados em locais públicos, como Prefeitura Municipal, Biblioteca Pública e em escolas.

Rádio

Na estratégia de divulgação através do rádio é preciso a realização de pelo menos duas entrevistas antes da realização do evento e uma após a realização para divulgação dos resultados.

Nas entrevistas que antecedem o evento, serão sorteados ingressos. Assim como os dados do evento, o blog do clube deverá ser divulgado.

Jornais

Visitas às redações dos jornais locais ajudarão na divulgação do evento. Nesta ocasião, será preciso deixar material sobre o clube e sobre o evento. Ingressos cortesia poderão ser dados aos jornais para que ele efetue promoções. Poderá ser solicitado espaço para divulgação da promoção no perfil do clube no Orkut.

Um novo contato após a realização do evento para divulgação dos resultados será realizado.

Internet

NECESSÁRIO REFAZER - Blog - No blog do clube, um post com os dados do evento deverá ficar no topo da página; Após a realização do evento, será feita a divulgação dos resultados do evento.

Orkut - No perfil da gestão, os dados do evento deverão ficar bem visíveis; Pode-se fazer uma promoção em que às primeiras pessoas que deixarem recado ganham ingressos cortesia;

Após o evento, as fotos tiradas ficarão disponíveis no perfil;

Uma comunidade do evento também poderá ser criada para uso em promoções e divulgação do evento.

E-mail - E-mails divulgando o evento poderão ser disparados. No e-mail, deverão constar os dados do evento e do clube.

Material gráfico

• Ingressos;

• Ingressos cortesia;

• Faixa do evento;

• Cartazes;

• Panfletos;

• Tabela de preços para a copa;

• Identificação dos banheiros;

ESTRUTURA E OPERAÇÃO

Logística Preliminar

Autorizações necessárias

• Ofício para Juíza da Infância e Adolescência, solicitando permissão para o evento;

• Ofício para Brigada Militar, solicitando segurança no local do evento;

Apoios necessários

• Rotary Club Osório;

• Casa da Amizade Osório;

• Sulbrasileiro;

Outros apoios que podem ser solicitados

• Outros clubes de Rotaract;

Dimensão e expectativa de público do evento

O evento deverá ter proporções para acolher, no mínimo 300 crianças.

Local, data e duração

O evento será realizado no clube Sulbrasileiro, no dia 17/10/2015, a partir das 17 horas da tarde. E deve durar até as 21 horas.

Patrocinadores

O evento precisará de pelo menos 12 patrocinadores. Haverá patrocínio para cartazes e para panfletos. As definições quanto à forma de patrocínio são estipuladas mediante contrato. Os patrocinadores poderão ser pontos-de-venda, caso desejarem.

Ingressos

Valor dos Ingressos

O valor dos ingressos será de R$ ??.

Forma de venda

Cada rotaractiano receberá uma quota de ingressos para ser vendida. Haverá ingressos para venda nos patrocinados. Além de venda na data do evento.

Ingressos cortesia

Serão concedidos ingressos cortesia para:

• Patrocinadores;

• Rádios e jornais;

• Escolas;

• Promoções.

Decoração

A decoração do evento não poderá ter grandes custos, mas deverá ser compatível com o tema da festa, além de proporcionar um atrativo visual para as crianças;

LOGÍSTICA LOCAL

Verificação inicial do salão

É preciso uma vistoria do salão, identificando a situação em que se encontram o patrimônio do clube e que ficarão expostos. Será necessário verificar espelhos, janelas, lâmpadas, etc. Todos os problemas encontrados deverão ser informados ao clube antes do início do evento.

Montagem da decoração

A decoração será montada durante as horas que antecedem o evento. Será montada uma recepção com o tema da festa. O salão terá o palco, as paredes e o teto decorados.

Montagem da copa

As bebidas precisam ser colocadas para gelar com antecedência. Os responsáveis pela copa precisam ter as bebidas, copos, guardanapos e cachorros-quente preparados para o evento.

Montagem do som e iluminação

O sistema de som e iluminação do evento será montado por empresa contratada para a operação dos mesmos.

Preparação dos banheiros

Os banheiros receberão papel higiênico, toalhas e sabonetes. Eles deverão ser bem identificados para que todas as crianças encontrem facilmente.

Disposição das mesas e cadeiras

Algumas mesas e cadeiras ficarão dispostas pelo salão. Pais e crianças poderão usá-las durante o evento.

ESTIMATIVA DE RECURSOS HUMANOS


 

ATIVIDADE

ROTARACT

VOLUNTÁRIOS

TERCEIROS

Recepção

 

4

 

Copa

 

2

 

Caixa

2

   

Venda de picolés

2

   

Cama elástica

   

1

Piscina de bolinhas

   

1

Acerte-o-alvo

2

   

Venda de alimentos e brinquedos

2

   

Chapelaria

2

   

Segurança salão/banheiros

   

2

Animação/brincadeiras

4

   

Documentação em fotos e vídeo

 

1

 

Máquina de fazer algodão doce

   

1

Venda de pipocas

   

1

Sistema de Som e Luz

   

1

TOTAL

     



 

PÓS-EVENTO

Verificação final do salão

Após a realização do evento, uma segunda vistoria será necessária, para a certificação do estado do patrimônio do salão após o término do evento. Todos os itens da primeira inspeção deverão ser verificados e possíveis problemas relatados a coordenação do evento.

Limpeza do salão

Os rotaractianos iniciarão a limpeza do salão retirando os itens usados na decoração do salão. A limpeza do local será feita por pessoa contratada para este fim.

Avaliação do evento

Após o evento, na próxima reunião ordinária, o clube deverá fazer avaliação do evento como um todo, desde o planejamento até os resultados financeiros e posteriormente a destinação dos lucros do evento.

Divulgação dos resultados

Os resultados do evento serão amplamente divulgados, através de jornais e internet.

PARCEIROS

Rotary Club Osório

Serão parceiros os rotarianos. Reuniões nas terças-feiras, no restaurante Bem-Feito. Às 20h30.

• Presidente 2015-16: ??

Casa da Amizade Osório

Serão parceiros as senhoras da Casa da Amizade e voluntárias. Reuniões nas quarta-feiras, nas casas das associadas.

• Presidente 2015-16: ??

Sulbrasileiro

será parceiro permitindo locação do salão por um baixo custo. Telefone: 51.3663.7001.

CRONOGRAMA

Ainda é preciso linkar as atividades com as fases e semanas.

Fase 01 – Planejamento e Preparação – Junho e julho

Semanas:

  • 31-06/07

  • 07-13/07

  • 14-20/07

  • 21-27/07

  • 28/06-04/07

  • 05-11/07

  • 12-18/07

  • 19-25/07

  • 26/07-01/08

Fase 02 – Divulgação – Agosto

Elaboração e execução de projeto com crianças;

Semanas:

  • 02-08/08

  • 09-15/08

  • 16-22/08

  • 23-29/08

Fase 03 – Divulgação Intensa – Setembro e outubro

Divulgação no desfile de Independência;

Semanas:

  • 30/08-05/09

  • 06-12/09

  • 13-19/09

  • 20-26/09

  • 27/09-03/10

  • 04-10/10

  • 11-17/10 -

O Dia D - 17/10

Fase 04 - Divulgação dos resultados

ATIVIDADES GERAIS DO PROJETO

Lista de todas as ações previstas:

Ainda não está seguindo uma ordem lógica ou cronológica, apenas sendo listado.

□ Fase 01 - Comunicado - Informar a Casa de Amizade sobre a data do evento, convidar para participar;

□ Fase 01 - Comunicado - Informar o Rotary sobre a data do evento, convidar para participar;

□ Fase 01 - Comunicado - Informar outros Rotaracts sobre a data do evento, convidar para participar;

□ Fase 01 - Comunicado - Obter o retorno do ofício enviado para a Juíza da Infância e Juventude;

□ Fase 01 - Comunicado - Ofício para a Brigada Militar;

□ Fase 01 - Comunicado - Ofício para Juíza da Infância e Juventude;

□ Fase 01 - Divulgação - Elaboração de faixas;

□ Fase 01 - Divulgação - Elaboração do material de divulgação - Cartaz;

□ Fase 01 - Divulgação - Elaboração do material de divulgação - Imagens para as redes sociais;

□ Fase 01 - Divulgação - Elaboração do material de divulgação - Panfleto;

□ Fase 01 - Infraestrutura - Contrato com empresa de brinquedos;

□ Fase 01 - Infraestrutura - Contrato com o local do evento;

□ Fase 01 - Infraestrutura - Escolha do local e agendamento;

□ Fase 01 - Infraestrutura - Escolha e agendamento com empresa de brinquedos;

□ Fase 01 - Material - Elaboração dos ingressos;

□ Fase 01 - Material - Impressão dos ingressos;

□ Fase 01 - Patrocinadores - Elaboração do contrato;

□ Fase 01 - Patrocinadores - Elaboração do material de promoção aos possíveis patrocinadores;

□ Fase 01 - Patrocinadores - Fechar contrato com patrocinadores, obtenção do material de divulgação dos mesmos;

□ Fase 01 - Planejamento - Definição dos pontos de venda;

□ Fase 01 - Planejamento - Elaboração do roteiro da festa;

□ Fase 01 - Planejamento - Elaborar planejamento da segurança da festa;

□ Fase 01 - Planejamento - Levantamento de custos;

□ Fase 01 - Prestadores de serviço - Contrato com empresa de sonorização;

□ Fase 01 - Prestadores de serviço - Escolha e agendamento com empresa de sonorização;

□ Fase 02 - Divulgação - Distribuição dos ingressos nos pontos de venda;

□ Fase 02 - Divulgação - Envio do material de divulgação para jornais;

□ Fase 02 - Divulgação - Envio do material de divulgação para sites;

□ Fase 02 - Divulgação - Fixação dos cartazes;

□ Fase 02 - Divulgação - Lançamento do site;

□ Fase 02 - Divulgação - Participar da Rádio Osório;

□ Fase 02 - Divulgação - Visitar escolas, sortear ingressos;

□ Fase 02 - Planejamento - Elaboração da estratégia de divulgação SMS;

□ Fase 02 - Planejamento - Elaboração da estratégia de divulgação Whastapp;

□ Fase 02 - Planejar projeto com crianças;

□ Fase 03 - Divulgação - Participar da Rádio Osório;

□ Fase 03 - Divulgação - Visitar escolas, sortear ingressos;

□ Fase 03 - Financeiro - Obtenção de troco para a festa;

□ Fase 03 - Fornecedores - Contato com a empresa de sorvetes;

□ Fase 03 - Infraestrutura - Obtenção de lixeiras para a festa;

□ Fase 03 - Planejamento - Definição das comissões;

□ Fase 03 - Planejamento - Definição das tarefas dos associados;

□ Fase 03 - Planejamento - Definição de responsável pela chave do salão;

□ Fase 03 - Planejar atividade no desfile de independência;

□ Fase 04 - Prestação de contas - Divulgação dos resultados para jornais, sites e redes sociais;

□ Fase 04 - Prestação de contas - Divulgação dos resultados para os patrocinadores;

□ Fase 04 - Prestação de contas - Elaboração de material sobre os resultados;

□ Dia D - Decoração - Preparação do salão;

□ Dia D - Brinquedos - Preparação do túnel do terror;

□ Dia D - Limpeza - Limpeza do salão;

□ Dia D - Limpeza - Distribuição de lixeiras;

□ Dia D - Brinquedos - Preparação dos brinquedos alugados;

□ Dia D - Financeiro - Recolhimento dos ingressos vendidos nos pontos de venda;

□ Dia D - Orientações aos voluntários, Rotary, Casa da Amizade e terceiros;

CUSTOS

Planejamento/Estimativa de Custos

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QUALIDADE

Neste tópico, listamos itens que serão indicadores de sucesso e também pontos de referência de controle do projeto.

Indicadores e Pontos de Referência de Controle de Qualidade do Projeto

  • Fase 01

    • Desenvolver

  • Fase 02

    • Desenvolver

  • Fase 03

    • Desenvolver

  • Fase 04

    • Desenvolver

RISCOS

Neste tópico, listamos todos os riscos que podem resultar no insucesso do evento, bem como as respostas a estes riscos;

Riscos Identificados

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Respostas aos Riscos

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OUTRAS IDEIAS PARA ANALISAR

  • Venda de salgados, sanduíches, sucos, frutas;

  • Brinquedo - Touro mecânico;

  • Brinquedo - Tobogã;

  • Brincadeira de Batata quente;

  • Brincadeira de Estátua;

  • Brincadeira de Estouro do balão;

  • Brincadeira de “O mestre mandou”;

  • Dar lembrancinhas;

  • Uso do aplicativo Zello para comunicação (pelo menos no túnel);

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